Alcune regole semplici per poter condurre adeguatamente e gentilmente una corretta conversazione via telefono.
Il telefono è uno strumento per comunicare velocemente. E, pertanto, una conversazione via telefono deve, o almeno dovrebbe, essere ridotta all’essenziale.
Nel mondo di oggi è difficile immaginare una persona che non sa come usare il telefono. Questo piccolo dispositivo è diventato parte integrante della nostra vita. Oggi non è solo un mezzo di comunicazione, ma anche lo strumento più importante per raggiungere il successo in qualsiasi campo.
Il telefono è un’infernale invenzione che elimina purtroppo parte dei vantaggi inerenti alla saggia abitudine di tenere a distanza le persone sgradevoli.
Ambrose Bierce
Spesso, il successo di un’azienda dipende dalla capacità di comunicare per telefono, dalla capacità che dimostriamo di saper conversare via telefono. È importante essere in grado di dividere le conversazioni in affari e amichevoli. Ciò che è appropriato quando si parla con una ragazza, è inaccettabile quando si parla con un partner commerciale o un capo.
In più, ci sono cose da non fare con il telefono: per esempio chiamare prima delle 8.30 del mattino oppure dopo le 10.00 di sera. Ricordiamo che una conversazione via telefono corretta potrebbe essere avviata così:”Buongiorno! Sono Carlo Rossi. Desidererei parlare con il signor Bianchi. Se in questo momento è occupato, non lo disturbi, lo richiamerò più tardi!“.
Se siete voi a chiamare, è bene iniziare con un saluto. E, solo dopo, vi dovete presentare. “Sono Carlo Rossi” oppure “Sono Carlo“, se il rapporto è confidenziale, oppure “Sono il Dott. Rossi“, se i rapporti sono formali. Però, anche chi risponde all’apparecchio, farà bene a presentarsi a sua volta. “Qui casa Bianchi, buongiorno!” oppure “Qui Maria Bianchi, buonasera!“.
Frasi da evitare, per chi telefona
“Pronto c’è Gino?“
“Salve, c’è Carlo?“
“Mi dia Teresa.“
“Voglio parlare con Adele, c’è?“
“Questo numero corrisponde alla casa Bianchi?“
Sono tutte frasi da evitare. Dove sta l’errore?
L’errore sta nel fatto che è come se, chi telefona, fosse entrato in casa Rossi, o Bianchi, senza bussare, senza presentarsi, senza salutare o senza togliersi il cappello. E avesse cominciato a girare attorno come se fosse a casa sua. Insomma in maniera maleducata.
Per cominciare, avrebbe dovuto almeno scusarsi… tipo “Scusi, è casa Rossi?” oppure “Chiedo scusa, è casa Bianchi?“.
Altro punto. Se dall’altro capo del filo vi si dice che quella non è casa Rossi, non insistete, non fate discussioni. Riattaccate non senza esservi prima scusati e aver cortesemente salutato.
Se avete il dubbio che si tratti di un’interferenza, pregate il signor Rossi di staccare la cornetta per alcuni secondi in maniera che voi possiate escluderlo dalla sua involontaria intromissione. Scusatevi per il disturbo che gli avete arrecato e salutate gentilmente.
Frasi da evitare, per chi riceve la telefonata
“Qui non c’è nessun Gino, cosa vuole?“
“Carlo c’è, ma sta dormendo!“
“Che cosa vuole lei da Teresa?“
“Adele c’è, ma in questo momento non è disponibile.“
Chi risponde al telefono deve astenersi dallo scendere in dettagli troppo personali, come per esempio “Adele è appena entrata in bagno…”. In altre parole bisogna evitare di specificare che cosa sta facendo la persona richiesta al telefono.
Prima cosa, rispondere educatamente… “Lei cerca Gino? Qui non c’è, forse lei ha sbagliato numero“, “Lei cerca Teresa, un attimo, vado a vedere se c’è” oppure “Mi dispiace è appena uscita“. Se, invece, al telefono è proprio Adele, che in quel momento non ha nè il tempo nè la voglia di parlare, dovrà, inventando un pretesto elegante, scusarsi per un contrattempo imprevisto. E promettere di richiamare non appena se ne sarà liberata.
Chi telefona, abbiamo detto che deve subito presentarsi… “Buongiorno! Sono Mario Rossi. Parlo con il signor Bianchi?“. Risposta… “Sì, sono io, buongiorno“. “Signor Bianchi, le sarei grato se mi volesse fissare un appuntamento…“, ecc… Questo quando dall’altro capo del filo risponde una persona con la quale non c’è mai stato alcun rapporto pregresso, sia al telefono che di persona.
Ma se chi è all’altro capo del filo è qualcuno che già conoscete, con cui avete già avuto dei rapporti, in tal caso la prima cosa da fare è informarsi sulla sua salute… “Signor Rossi, come sta?“. Infatti, entrare subito in argomento, senza chiedere prima notizie sul suo stato di salute, non sta bene. Si sa che tale interessamento è solo formale ma non importa.
Per contro, chi riceve la telefonata, non dovrà certamente fare un elenco dei suoi acciacchi e nemmeno denunciare apertamente l’acciacco che, in quel momento lo affligge… “Starei bene se non avessi queste maledette emorroidi“. Nè tanto meno scendere in dettagli è consigliato. Perciò, anche se non si è in perfetta forma, si dirà sempre “Mi difendo“, “Cerco di difendermi” oppure “Sto bene, a parte qualche problemino” e cose del genere.
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Un saluto da Tommaso!
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