Ormai lo smart working è entrato dirompente nella nostra routine quotidiana, perciò saranno necessari alcuni consigli per ottimizzarlo.
La pratica dello smart working, volgarmente detto ‘lavorare da casa‘, sta diventando sempre più popolare in tutto il mondo, a causa dell’epidemia di COVID-19.
Sempre più aziende stanno adottando, o almeno integrando, il lavoro agile per contribuire alla riduzione della diffusione del Coronavirus. Di recente, ad esempio, Alphabet, la società madre di Google, ha chiesto ai suoi quasi 100.000 dipendenti negli Stati Uniti e in Canada di lavorare da casa. È probabile che altre aziende ben note, come Apple, Amazon, Microsoft e Facebook, abbiano chiesto ai propri dipendenti di restare a casa. Ma anche passando dalla sfera global a quella local, stiamo assistendo ad una sempre più crescente deriva verso lo smart working, pure in Italia e in Europa.
Sebbene in alcuni paesi l’espressione smart working, o lavoro agile, faccia già parte dell’ambiente di lavoro delle aziende, altri paesi non sanno come implementarla o integrarla. Ci sono aziende che lo hanno già adottato in passato, per questioni di logiche di ottimizzazione di tempo e risorse. E ci sono aziende che lo hanno conosciuto solo negli ultimi anni, costrette dall’emergenza sanitaria.
Ma cosa s’intende per smart working?
Se lo smart working non avesse l’effetto collaterale della vicinanza col frigo, sarebbe perfetto.
LaElg, Twitter
E’ quella modalità di lavoro per cui i dipendenti hanno il potere di lavorare dove e quando vogliono. Fondamentalmente, sono liberi di portare il loro lavoro a casa, ma anche il loro laptop e ogni altro strumento di cui hanno bisogno. Uno dei principi fondamentali di questo tipo di lavoro è che i dipendenti hanno la possibilità di stabilire un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, organizzando individualmente la propria giornata.
Non esiste un modo buono o cattivo per adattarsi a questo nuovo modo di lavorare. Ciò di cui abbiamo veramente bisogno è tempo sufficiente per iniziare a definirla come una normale routine e non come un concetto nuovo o innovativo. Se ti stai ancora chiedendo come dovresti adattarti allo smart working, questo è un elenco di 7 suggerimenti che puoi seguire per ottimizzare il tuo lavoro da casa.
1 – Organizza bene il lavoro con i membri del team
Il primo consiglio è anche alla base di qualsiasi lavoro d’ufficio. Prima di procedere con qualsiasi lavoro, è importante organizzare la quantità di lavoro con gli altri membri del team. L’efficienza e l’efficacia per svolgere un lavoro dipende principalmente dalla capacità organizzativa dell’azienda.
Oggi più che mai, con l’emergenza Coronavirus, e con i dipendenti costretti a lavorare da casa, l’organizzazione è diventata fondamentale. A causa della mancanza di comunicazione diretta, i colleghi devono organizzare il proprio lavoro in modo che tutti gli altri membri del team siano consapevoli dei compiti e delle scadenze da rispettare.
Ad esempio, se cercate un consiglio pratico, provate la app Trello, uno strumento di gestione del progetto, che riesce ad offrire al team l’opportunità di ottenere una panoramica completa ed esaustiva sulle attività da svolgere, le scadenze in arrivo e le risorse impiegate per ogni incarico.
2 – Mantieni la comunicazione aperta con il tuo team
Una delle maggiori sfide associate allo smart working è mantenere una comunicazione aperta con il resto del team. Il passaggio da un ambiente di lavoro affollato in ufficio a un ambiente di lavoro agile può essere un cambiamento destabilizzante.
Siamo onesti, nella maggior parte dei casi i colleghi sono le persone con cui condividi la maggior parte della giornata e stabilire una relazione interpersonale con loro è quasi inevitabile. Pertanto, è fondamentale tenere presente che lavorare agile non significa troncare qualsiasi rapporto con gli altri membri del team, ma adattarsi alla situazione attuale e trovare modi efficienti per rimanere in contatto con loro.
Per fortuna, viviamo nella cosiddetta “era digitale“, che ci consente di rimanere in contatto con le persone mentre lavoriamo da remoto. Per farlo, dobbiamo sfruttare gli strumenti tecnologici di cui disponiamo.
3 – Approfitta della tecnologia
La tecnologia è necessariamente diventata una nostra fedele alleata. E rappresenta il mezzo attraverso il quale possiamo rimanere in contatto sia con il nostro team che con i nostri clienti.
Questi sono alcuni esempi su come sfruttare la tecnologia. Usa i sistemi di messaggistica istantanea per restare in contatto quando e con chi vuoi. Ad esempio, Google Hangouts Chat è una piattaforma di messaggistica che aiuta i membri del team a comunicare tramite messaggi diretti e chat di gruppo. Utilizza sistemi di videoconferenza per riunioni di gruppo che ti consentono di essere presente ovunque nel mondo. Tra i più conosciuti: Google Meet, Skype e Zoom.
È bene tenere presente essere online 24 ore su 24, 7 giorni su 7 non significa essere sempre produttivi. È importante riconoscere quando è il momento di disconnettersi e andare offline. Ricorda che lavorare da casa non significa lavorare di più, ma semplicemente riuscire a trovare il giusto equilibrio nella tua routine lavorativa. Lo scopo è lavorare meglio.
4 – Organizza in modo efficace il tuo orario di lavoro
Come abbiamo appena detto, smart working significa essere produttivi né più né meno del solito. Per questo motivo è importante rispettare il più possibile la nostra consueta routine lavorativa.
Per farlo, ti consigliamo due soluzioni principali.
- Stabilisci un punto di inizio e di fine per la tua giornata lavorativa e cerca di rispettarla. In questo modo non rischierai di trasformare il tuo smart working in superlavoro, cioè lavorare più di quanto dovresti.
- Fai una pausa pranzo e altre brevi pause durante la giornata. Le soste sono essenziali sia per la salute fisica che mentale. Nessuno ti biasimerà se impiegherai qualche minuto in più per sgranchirti le gambe o prendere un caffè. Fermarsi per un po’ può darti il giusto benessere per rinfrescare la mente e tornare al tuo lavoro più produttivo di prima.
5 – Stabilire un giusto equilibrio tra lavoro e vita privata
Separare la vita privata da quella lavorativa potrebbe non essere così facile come sembra quando il tuo ambiente di lavoro è sotto lo stesso tetto di casa tua. Per questo si chiama lavoro da casa. Pertanto, dovresti dividere le due realtà il più possibile, per evitare che si sovrappongano.
Stabilisci una routine regolare in modo da avere del tempo da dedicare sia alla tua vita privata che al tuo lavoro. Inoltre, ricorda di tenere fuori la tua vita privata, una volta iniziata la tua giornata lavorativa. In questo modo sarai più motivato e produttivo durante la tua giornata.
6 – Ritagliati un posto idoneo per il tuo smart working
Organizza uno spazio dedicato al tuo lavoro agile. Questo posto dovrebbe essere separato dal resto della casa e dagli altri membri della famiglia. Dovresti provare a organizzare questo spazio lontano dal tavolo dove mangi o dal divano dove guardi la TV. Ma sappiamo bene che ciò non è sempre possibile!
In questo modo, manterrai una netta separazione mentale per le stanze della tua casa e assocerai ogni stanza alla sua funzionalità. Di conseguenza, quando ti troverai nel tuo ambiente di lavoro smart, sarai in grado di concentrarti maggiormente sul tuo lavoro ed evitare distrazioni. Presta attenzione al tuo comfort e alla pulizia della stanza, ti aiuteranno a rimanere concentrato e produttivo.
7 – Mantieni lo stesso livello di professionalità
Partecipare alle videoconferenze direttamente dal proprio soggiorno non significa rinunciare alla professionalità raggiunta in ufficio. Nello smart working dovresti comunque usare abiti adatti alla tua posizione di lavoro. Quindi, non usare pantofole o pantaloni del pigiama sotto la scrivania durante una videoconferenza con i clienti.
Anche se nessuno noterà i tuoi vestiti sotto la scrivania, cerca di mantenere il tuo solito livello di professionalità. Questo ti aiuterà a farti sentire come se fossi fisicamente al lavoro e, di conseguenza, a concentrarti meglio. Inoltre, tenere abiti adatti può aiutarti a rafforzare la tua credibilità per te stesso e per gli altri.
E per il futuro?
Non siamo consapevoli di come si evolverà questa situazione in futuro. Se lo smart working stesso si evolverà ancora. E se, e quante, aziende lo continueranno ad adottare a una volta che l’emergenza sarà passata.
Quello che sappiamo è che il mondo del lavoro cambierà. E’ già cambiato.
E noi saremo in grado di interpretare questi cambiamenti come un’opportunità di crescita personale e professionale? Se ci riusciremo, diventeremo più forti e più intelligenti di prima.
Ciao da Tommaso! E Buona festa del lavoro a tutti!
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